Informationen zum Datenschutz für Teilnehmer

Informationen zum Datenschutz gem. Art 13 DS-GVO für Betroffene (Teilnahme an einer Kasama-Konferenz inklusive Aufzeichnung)

Informationen zum Datenschutz gem. Art 13 DS-GVO für Betroffene (Teilnahme an einer Kasama-Konferenz inklusive Aufzeichnung)

Mit den nachfolgenden Informationen geben wir Ihnen einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns und über Ihre Rechte.

I. Verantwortliche Stelle und Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Verantwortliche Stelle für die Verarbeitung:

VRTLZE Virtualize UG (haftungsbeschränkt)

Koenigsallee 75B

14193 Berlin

Tel.: +49 30 40368282

E-Mail: info@vrtlze.de

II. Zwecke, Rechtsgrundlagen, berechtigte Interessen

Zwecke:

Im Einzelnen erfolgt die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für folgende Zwecke:

  • Abwicklung der Anmeldung

  • Anfragenbearbeitung

  • Durchführung der Kommunikation

  • Verarbeitung zur Erfüllung von vorvertraglichen Pflichten

  • Verarbeitung im Rahmen der Durchführung eines Vertrages

Die von VRTLZE veranstaltete Kasama-Konferenz, wird vollständig aufgezeichnet. Das bedeutet, wenn Sie an der Kasama-Konferenz teilnehmen, Bildaufnahmen von Ihrem Avatar mit dem frei von Ihnen gewählten Benutzernamen sowie Tonaufnahmen von Ihnen angefertigt werden. Im Einzelnen werden die Daten dann verarbeitet für die

  • Erstellung von Bild- und Tonaufnahmen im Rahmen der Durchführung der Konferenz.


Im Übrigen werden Ihre Daten für folgende Zwecke verwendet:

  • Verarbeitung, um Dokumentations- und Nachweispflichten zu erfüllen

  • Verarbeitung, um gesetzliche Anforderungen zu erfüllen

Rechtsgrundlagen:

1. Aufgrund eines Vertrages

Rechtsgrundlage ist die Anbahnung des Vertrages bzw. der Vertrag in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. b DS-GVO. Die Bereitstellung der Daten ist für die Anbahnung bzw. Durchführung des Vertrages erforderlich.


2. Aufgrund unserer berechtigten Interessen im Rahmen einer Interessenabwägung.

Soweit erforderlich, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage berechtigter Interessen. Beispiele:

  • Kontaktaufnahme durch Sie (soweit keine Vertragsanbahnung). Unser berechtigtes Interesse ist, Ihre Anfrage zu bearbeiten bzw. zu beantworten.

  • Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten. Unser berechtigtes Interesse ist die Verfolgung von Rechtsansprüchen bzw. die Verteidigung gegen Rechtsansprüche.


Rechtsgrundlage ist unser Berechtigtes Interesse in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f DS-GVO.

3. Aufgrund gesetzlicher Vorgaben.


Beispiele:

  • Abgabenordnung (AO)

  • Handelsgesetzbuch (HGB)

  • EU-Datenschutzgrundverordnung) DS-GVO

Rechtsgrundlage ist die jeweilige Rechtsvorschrift in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c DS-GVO.


4. Aufgrund Ihrer Einwilligung


Wenn Sie eine Einwilligung erteilen, dann ist Rechtsgrundlage der Verarbeitung Ihre Einwilligung in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. a DS-GVO. Insbesondere verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage Ihrer Einwilligung, um Sie im Nachgang Ihrer Teilnahme an der Kasama-Konferenz kontaktieren zu dürfen, um eine Rückmeldung über Ihre Erfahrungen bei der Teilnahme zu erhalten und um Sie über die Dienstleistungen und Angebote der VRTLZE zu informieren.


III. Empfänger

Wir setzten externe Dienstleister ein. Für die Erbringung ihrer Dienste erheben diese externen Dienstleister Daten oder wir leiten ihnen für diese Zwecke Daten weiter. Die betroffenen personenbezogenen Daten werden von unseren externen Dienstleistern ausschließlich in unserem Auftrag nach vertraglichen Kriterien und auf unsere Weisung verarbeitet. Eine Weitergabe von personenbezogenen Daten erfolgt des Weiteren im Falle von gesetzlichen Verpflichtungen (z.B. an Behörden), oder nachdem Sie Ihre Einwilligung erteilt haben.

Für die Erhebung der Daten zu den Zwecken der Anmeldung zu unseren Veranstaltungen, Teilnehmerbefragungen und Evaluation dieser nutzen wir den Dienst „Typeform“. Nähere Informationen zu „Typeform“ finden Sie unter: https://www.typeform.com/. Dieser Dienst wird von der TYPEFORM S.L., Carrer Bac de Roda, 163, 08018 Barcelona („Typeform“) zur Verfügung gestellt. Nähere Informationen über die Datenverarbeitung im Zusammenhang mit Typeform können Sie den Datenschutzhinweisen von Typeform entnehmen: https://admin.typeform.com/to/dwk6gt entnehmen.

Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigten Interessen des Verantwortlichen). Wir haben ein berechtigtes Interesse an der individuell angepassten Darstellung von Anmeldeformularen und der Möglichkeit diese selbst schnell und kostengünstig zu erstellen und anzupassen sowie Umfragen einfach durchzuführen.

IV. Speicherdauer

Die Daten werden solange gespeichert, wie das für die Durchführung der oben genannten Zwecke erforderlich ist und danach, nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen, gelöscht. Kommen mehrere Aufbewahrungsfristen in Betracht, so ist die längste Frist maßgeblich. Kommt kein Vertrag mit Ihnen zustande, dann werden die Daten drei Jahre lang von uns aufbewahrt. Kommt ein Vertrag mit Ihnen zustande, werden die Daten zehn Jahre nach Beendigung des Vertragsverhältnisses von uns aufbewahrt. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des jeweiligen Kalenderjahres. Werden die Daten aufgrund Ihrer Einwilligung verarbeitet, erfolgt die Verarbeitung solange, bis Sie Ihre Einwiilligung widerrufen.

V. Werden Daten in ein Drittland übermittelt?

Wenn Sie an einer Kasama-Konferenz teilnehmen wollen, werden wir Ihre E-Mail-Adresse in ein Land außerhalb der EU bzw. des EWR (sogenannte Drittstaaten) übermitteln und zwar in die USA an unseren Dienstleister Event Farm sowie VirBELA, um einen Zugang für Sie einrichten zu lassen, um Ihnen die Teilnahme an der Kasama-Konferenz zu ermöglichen.

Wenn Sie mit uns einen Vertrag über die Durchführung einer der von uns angebotenen Dienstleistungen abschließen, werden wir Ihre dienstliche E-Mail-Adresse in ein Land außerhalb der EU bzw. des EWR (sogenannte Drittstaaten) übermitteln und zwar in die USA an unsere Dienstleister Event Farm sowie VirBELA, um einen Zugang für Sie einrichten zu lassen, um für Sie auf Kasama die vertragsgegenständliche Dienstleistung zu erbringen.

Wir haben mit unserem Dienstleister EU-Standardvertragsklauseln und zusätzliche Garantien vereinbart. Wir werden Ihnen auf Anforderung Auskunft über den wesentlichen Vertragsinhalt mit dem Subunternehmer erteilen oder eine Kopie der Vereinbarung übermitteln.

VI. Ihre Rechte

Sie haben uns gegenüber das Recht,

  • Auskunft nach Maßgabe des Art. 15 DS-GVO über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten,

  • Berichtigung falscher Daten nach Maßgabe des Art. 16 DS-GVO zu verlangen,

  • Löschung Ihrer Daten nach Maßgabe des Art. 17 DS-GVO zu verlangen,

  • Einschränkung der Verarbeitung nach Maßgabe des Art. 18 DS-GVO zu verlangen.

  • Haben Sie uns Ihre Daten auf Basis eines Vertrages oder einer Einwilligung bereitgestellt, so können Sie verlangen, die von Ihnen bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder dass wir diese Daten an einen anderen Verantwortlichen übermitteln.

  • Sie haben des Weiteren das Recht, eine einmal erteilte Einwilligung jederzeit für die Zukunft zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.

Widerspruchsrecht

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit der Datenverarbeitung durch uns zu widersprechen, soweit diese auf der Rechtsgrundlage „berechtigtes Interesse“ in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f DS-GVO beruht.

Möchten Sie von Ihrem Widerspruchsrecht Gebrauch machen, genügt eine E-Mail an info@vrtlze.de.

In einem solchen Fall werden die Daten gelöscht, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, welche Ihre Rechte überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

  • Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die Datenschutz-Grundverordnung verstößt.

VII. Stand

Die Datenschutzerklärung hat den Stand Mai 2021. Sie kann jederzeit der aktuellen rechtlichen sowie technischen Entwicklung angepasst werden.